ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАНН НА СДРУЖЕНИЕ „АСОЦИАЦИЯ НА БЪЛГАРСКИТЕ ЛИДЕРИ И ПРЕДПРИЕМАЧИ“

ЕИК 176119022, седалище и адрес на управление: гр. София 1700, район Лозенец, ул. „Иван Радоев“ № 2 (накратко „ABLE“)

  1. Декларация относно политиката за защита на личните данни
  2. 1. Ръководството на ABLE се ангажира да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на правата и свободите на лицата, чиито лични данни същото сдружение събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните и останалите приложими правни норми.
  3. 2. В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.
  4. Регламент (ЕС) 2016/679 и тази политика се отнасят до всички функции по обработването на лични данни, включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници.
  5. Администраторът преразглежда Регистъра на дейностите по обработване ежегодно в светлината на всякакви промени в дейностите на ABLE, както и всички допълнителни изисквания, оценки на въздействието върху защитата на данните. Този регистър трябва да бъде на разположение по искане на надзорния орган.
  6. Тази политика се прилага за всички служители/работници (и заинтересованите страни) на ABLE като външни доставчици. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-кратък възможен срок на съответните държавни органи.
  7. Партньори и трети лица, които работят с или за ABLE, както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, ще се очаква да се запознаят, разбират и да се съобразят с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от ABLE, без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които ABLE е поело, и което дава право на ABLE да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.
  8. Задължения и роли по Регламент (ЕС) 2016/679
  9. 1. ABLE е администратор на данни и обработващ данни съгласно Регламент (ЕС) 2016/679.
  10. 2. Висшето ръководство и всички членове на управителните органи на ABLE са отговорни за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информация в ABLE;
  11. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на ABLE, които обработват лични данни.

 

III. Принципи за защита на данните

Обработванетона лични данни трябва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на ABLE имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.

  1. 1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно

Законосъобразно – сдружението следва да идентифицира законова основа, преди да обработва съответните лични данни. Такава законова основа често се посочва като “основание за обработване”, например „съгласие“.

Добросъвестно – за да може обработването да бъде добросъвестно администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи, независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.

Регламент (ЕС) 2016/679 увеличава изискванията за това каква информация трябва да бъде на разположение на субектите на данни, която е обхваната от изискването за “прозрачност”.

Прозрачно – Общият регламент включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД. Те са подробни и конкретни, поставяйки акцента върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.

Специфичната информация, която трябва да бъде предоставена на субекта на данните, трябва да включва като минимум:

  • данни, които идентифицират администратора и данните за контакт на администратора и, ако има такъв, на представителя на администратора;
  • контактите на ДЛЗД/отговорника по защита на личните данни, ако администраторът прецени, че попада в обхвата на задължителното назначаване на такова лице;
  • целите на обработването, за което личните данни са предназначени, както и правното основание за обработването;
  • периода, за който ще се съхраняват личните данни;
  • съществуването на следните права – да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право „да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, както право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права;
  • категориите лични данни;
  • получателите или категориите получатели на лични данни, където това е приложимо;
  • където е приложимо, дали администраторът възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните;
  • всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.
  1. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели

Данните, получени за конкретни цели, не трябва да се използват за цел, която се различава от тези, официално обявени на надзорния орган като част от Регистъра на дейностите по обработване на данни (чл. 30 ОРЗД) на ABLE.

  1. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел. (принцип на минимално необходимото)
  • Управителният съвет на сдружението следи то да не събира информация, която не е строго необходима за целта, за която тя е получена.
  • Всички формуляри за събиране на данни (електронни или на хартиен носител), включително изискванията за събиране на данни в новите информационни системи, трябва да включват декларация за добросъвестно обработване или връзка към Декларация за поверителност (уведомление за поверително третиране на личните данни).
  • На годишна основа Управителният съвет организира провеждането на вътрешен одит, за да се гарантира, че събраните данни продължават да бъдат адекватни, релевантни и не са прекомерни.
  1. 4. Личните данни трябва да бъдат точни и актуализирани във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.
  • Данните, които се съхраняват от администратора на данни, трябва да бъдат прегледани и актуализирани при необходимост. Не трябва да се съхраняват данни, в случаите, когато има вероятност да не са точни.
  • Управителният съвет гарантира, че при наемането на персонал, целият персонал ще бъде обучен в значението на събирането на точни данни и поддържането им.
  • Също така, задължение на субекта на данните, респективно администраторът – в случаите, в които сдружението действа като обработващ лични данни, е да декларира, че данните, които предава за съхраняване от ABLE са точни и актуални. Попълването на формуляр от субекта на данни/администратора, предназначени за сдружението, ще включва изявление, че съдържащите се в него данни са точни към датата на подаване.
  • От служителите / работниците клиентите и доставчиците на продукти/услуги трябва да се изисква да уведомяват ABLE за всякакви промени в обстоятелствата, за да могат да се актуализират записите на лични данни. Отговорността на ABLE е да гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и се предприемат действия.
  • Управителният съвет декларира, че са налице подходящи процедури и политики за поддържане на точност и актуалност на личните данни, като се отчита обемът на събраните данни, скоростта, с която може да се промени, други относими фактори.
  • Най-малко на годишна база Управителният съвет ще преглежда сроковете на съхранение на всички лични данни, обработвани от ABLE, като се позовава на инвентаризацията на данните и ще идентифицира всички данни, които вече не се изискват в контекста на регистрираната цел. Тези данни ще бъдат надеждно унищожени в съответствие с процедурите и правилата на администратора.
  • Управителният съвет привежда съответните лични данни в съответствие с постъпили надлежни искания за корекция на данни в рамките на един месец от датата на постъпване на искането съобразно вътрешните правила за управление на исканията от субектите). Този срок може да бъде удължен с още два месеца за сложни заявки. Ако ABLE реши да не се съобрази с искането, сдружението ще отговори на субекта на данните, за да обясни мотивите си и да го информира за правото му да подаде жалба пред надзорния орган и да потърси правна защита.
  • Управителният съвет взема подходящи мерки, в случаите когато организациите на трети лица имат неточни или остарели лични данни, информира ги, че информацията е неточна или остаряла и не се използва за вземане на решения относно лицата, информира съответните лица; и препраща всяка корекция на лични данни към  третите лица, където това е необходимо.
  1. Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, че субектът на данните може да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването.
  • Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те ще бъдат съхранявани по подходящ начин (минимизирани, криптирани, псевдонимизирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.
  • Лични данни ще бъдат пазени в съответствие с вътрешните правила за съхранение и унищожаване на данните и след като е преминал срокът им на съхранение, те трябва да бъдат надеждно унищожени по указания в тази процедура ред.
  • Управителният съвет одобрява всяко запазване на данни, което надхвърля срока на съхранение, дефиниран във вътрешните правила за съхранение и унищожаване на данните и трябва да гарантира, че обосновката е ясно определена и е в съответствие с изискванията на законодателството за защита на данните. Това одобрение трябва да бъде писмено.
  1. 6. Личните данни трябва да бъдат обработвани по начин, който гарантира подходяща сигурност (чл. 24, чл. 32 от ОРЗД)

Управителният съвет ще извърши оценка на въздействието (оценка на риска), като вземе предвид всички обстоятелства, свързани с операциите по управление или обработване на данни от ABLE.

При определянето на това доколко уместно е обработването, Управителният съвет разглежда степента на евентуална вреда или загуба, която може да бъде причинена на физически лица (напр. персонал или клиенти), ако възникне нарушение на сигурността, както и всяка вероятна вреда за репутацията на администратора, включително евентуална загуба на доверие на клиентите.

При оценяването на подходящи технически мерки, Управителният съвет ще разгледа следните възможности:

  • Защита с парола;
  • Автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата;
  • Премахване на права на достъп за USB и други преносими носители с памет;
  • Антивирусен софтуер и защитни стени;
  • Правата за достъп основани на роли, включително тези, на назначен временно персонал
  • Защитата на устройства, които напускат помещенията на организацията, като лаптопи или други;
  • Сигурност на локални и широкообхватни мрежи;
  • Технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране.

 

При оценяването на подходящите организационни мерки Управителният съвет ще вземе предвид следното:

  • Нивата на подходящо обучение в ABLE;
  • Мерките, които отчитат надеждността на служителите (например атестационни оценки, препоръки и т.н.);
  • Включването на защитата на данните в трудовите договори;
  • Идентификация на дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни;
  • Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност;
  • Контрол на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи;
  • Приемането на политика на „чисто работно място“;
  • Съхраняване на хартия на базата данни в заключващи се стенни шкафове;
  • Ограничаване на използването на портативни електронни устройства за работни цели извън работното място;
  • Ограничаване на използването от служителите на лични устройства на работното място;
  • Приемане на ясни правила за създаване и ползване на пароли;
  • Редовно създаване на резервни копия на личните данни и физическо съхраняване на носителите с копия извън офиса;
  • Налагане на договорни задължения на организации контрагенти да предприемат подходящи мерки за сигурност при прехвърляне на данни извън ЕС.

Тези контроли са избрани въз основа на идентифицираните рискове за лични данни, както и потенциала за нанасяне на вреди на лицата, чиито данни се обработват.

  1. Спазване на принципа на отчетност

 

ABLE ще доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по защита на данните, като се присъединява към кодекси за поведение, внедрява подходящи технически и организационни мерки, както и чрез защита на данните по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.

  1. Права на субектите на данни
  2. Всеки от субектите на данни има следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за него:
  • Да отправя искания за потвърждаване дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни;
  • Да поиска копие от своите лични данни от администратора;
  • Да иска от администратора коригиране на лични данни когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;
  • Да изиска от администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен”);
  • Да иска от администратора ограничаване на обработването на лични данни, като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани по друг начин;
  • Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;
  • Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящи се до него за целите на директния маркетинг.
  • Да се обърне с жалба до надзорен орган ако смята, че някоя от разпоредбите на ОРЗД е нарушена;
  • Да поиска и да му бъдат предоставени личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
  • Да оттегли съгласието си за обработване на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора;
  • Да не е обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;
  • Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие;
  1. 2. ABLE осигурява условия, които да гарантират упражняването на тези права от субекта на данни:
  • Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни, както е описано в правилата за управление на исканията от субектите ; тази процедура също така описва как ABLE ще гарантира, че отговора на искането на субекта на данни отговаря на изискванията на Общия регламент.
  • Субектите на данни имат право да подават жалби до ABLE, свързани с обработването на личните им данни.
  1. Съгласие
  2. Под „съгласие“ ABLE ще разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време.
  3. 2. ABLE разбира под „съгласие“ само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху него да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, няма да бъде валидно основание за обработване на лични данни.
  4. 3. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между администратора и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът трябва да може да докаже, че е получено съгласие за дейностите по обработване.
  5. За специални категории данни трябва да се получи изрично писмено съгласие на субектите на данни, освен ако не съществува алтернативно законно основание за обработване.
  6. 5. В повечето случаи съгласието за обработване на лични данни и специални категории данни се получава рутинно от ABLE, като се използват стандартни документи за съгласие, напр. когато нов клиент подписва договор или по време на набиране на нов персонал и т.н.
  7. 6. Когато ABLE обработва лични данни на деца, трябва да бъде получено разрешение от упражняващите родителските права (родители, настойници и т. н.). Това изискване се прилага за деца на възраст под 16 години (освен ако България не е предвидила по-ниска възрастова граница, която не може да бъде по-ниска от 13 години).
  8. Сигурност на данните
  9. 1. Всички служители / работници са отговорни за гарантирането на сигурността при съхраняването на данните, за които те отговарят и които ABLE държи, както и, че данните се съхраняват сигурно и не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети страни, освен ако ABLE не е дал такива права на тази трета страна, като са сключили договор/клауза за поверителност.
  10. 2. Всички лични данни трябва да бъдат достъпни само за тези, които се нуждаят от тях, а достъпът може да бъде предоставен само в съответствие с изградените правила за контрол на достъпа. Всички лични данни трябва да се третират с най-голяма сигурност и трябва да се съхраняват:
  • в самостоятелна стая с контролиран достъп; и/или в заключен шкаф или в картотека; и/или
  • ако е компютъризирана, защитена с парола в съответствие с вътрешните изисквания посочени в организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация (например правила за контрол на достъпа); и / или
  • съхранявани на преносими компютърни носители, които са защитени в съответствие с организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация.
  1. Да се създаде организация, която да гарантира, че компютърните екрани и терминалите не могат да бъдат гледани от друг, освен от оторизираните служители / работници на ABLE. От всички служители / работници се изисква да бъдат обучени и да приемат съответните договорни клаузи/декларация за спазване на организационните и технически мерки за достъп, както и правилата за заключване на работните станции, преди да им бъде предоставен достъп до информация от всякакъв вид.
  2. 4. Записите върху хартиен носител не трябва да се оставят там, където могат да бъдат достъпни от неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените офисни помещения без изрично  разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа по поддръжката на клиенти, те трябва да бъдат унищожени в съответствие със създадена за това вътрешни правила.
  3. 5. Личните данни могат да бъдат изтривани или унищожавани само в съответствие с вътрешните правила за съхраняване и унищожаване на данните. Записите на хартиен носител, които са достигнали датата на съхранение, трябва да бъдат нарязани и унищожени като “поверителни отпадъци”. Данните върху твърдите дискове на излишните персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени, съгласно изградените правила/процедури.
  4. 6. Обработването на лични данни “извън офиса” представлява потенциално по-голям риск от загуба, кражба или нарушение на лични данни, поради което същото се допуска по изключение.

VII. Разкриване на данни

  1. ABLE осигурява условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители / работници трябва да бъдат предпазливи, когато им поискат да разкрият съхранявани лични данни за друго лице на трета страна. Важно е да се има предвид, дали разкриването на информацията е свързано или не с нуждите на дейността извършвана от организацията.

На служителите се извършва специално обучение и периодични инструктажи с цел да се избегне рискът от такова нарушение.

  1. 2. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени с подходяща документация и всички такива разкривания на данни трябва да бъдат специално разрешени от Управителния съвет.

VII. Съхраняване и унищожаване на данните

  1. ABLE не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани данните.
  2. 2. ABLE може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено ако личните данни ще бъдат обработвани за целите на архивиране, за цели в обществен интерес, научни или исторически изследвания и за статистически цели, и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните.

3 Периодът на съхранение за всяка категория на лични данни се определят във вътрешните правила съхраняване и унищожаване на данните.

  1. Личните данни се унищожават по сигурен начин, съобразно изискванията на чл. 5, пар. 1 б. е) от Общия регламент, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане („цялостност и поверителност“);
  2. Регистър на обработванията на данни (инвентаризация на данните)

.1. ABLE използва процес на инвентаризация на данните като част от своя подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679. При инвентаризацията на данните в ABLE и в работния поток от данни се установяват:

  • бизнес процесите, които използват лични данни;
  • източниците на лични данни;
  • броя на субектите на данни;
  • описание на категориите лични данни и елементите на във всяка категория;
  • дейностите по обработване;
  • целите на обработването, за което личните данни са предназначени;
  • правното основание за обработването;
  • получателите или категориите получатели на личните данни;
  • основните системи и места за съхранение;
  • всички лични данни, които подлежат на трансфери извън ЕС;
  • сроковете за съхранение и заличаване.
  1. ABLE е наясно с рисковете, свързани с обработването на определени видове лични данни.
  2. ABLE оценява нивото на риска за лицата, свързани с обработването на личните им данни. Извършват се оценки на въздействието върху защитата на данните във връзка с обработването на лични данни от ABLE и във връзка с обработването, предприето от други организации от името на ABLE.
  3. ABLE управлява всички рискове, идентифицирани от оценката на въздействието, с цел да се намали вероятността от несъответствие с тези правила.

Когато вид обработване може да доведе до висок риск за правата и свободите на физическите лица, по-специално с използване на нови технологии и като се вземат предвид естеството, обхвата, контекста и целите на обработването, преди да пристъпи към обработване ABLE следва да извърши оценка на въздействието на предвидените операции по обработване върху защитата на личните данни. Една обща оценка на въздействието може да разглежда набор от подобни операции по обработване, които представляват подобни високи рискове.